ZARZĄDZENIE NR 977/2021

Prezydenta Miasta Sopotu

z dnia 28 kwietnia 2021 r.

w sprawie przyjęcia „Instrukcji przyjmowania wpłat bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Miasta Sopotu”

Na podstawie art. 10 ustawy z	dnia 29	września	1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2021 r.
poz. 217 z późn.zm.), art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) oraz Uchwały nr XXIII/380/2021 Rady Miasta Sopotu z dnia 19 marca 2021 r. w sprawie dopuszczenia zapłaty podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych stanowiących dochody budżetu miasta Sopotu za pomocą innego instrumentu płatniczego (Dz. Urz. Woj. Pomorskiego   z dnia 12 kwietnia 2021 r. poz. 1324)

zarządzam, co następuje:

§	1. Wprowadza się „Instrukcję przyjmowania wpłat bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Miasta Sopotu”, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§	2. System płatności obejmuje przyjmowanie wpłat bezgotówkowych za pomocą terminali płatniczych i kasy samoobsługowej (opłatomatu). 

§	3. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Miasta Sopotu właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków służbowych, do zapoznania się z „Instrukcją przyjmowania wpłat bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Miasta Sopotu”, o której mowa w §1 oraz do przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.

§	4. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta Sopotu.

§	5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

      PREZYDENT MIASTA 
                                                                                 /-/ dr inż. Jacek Karnowski
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 977/2021
Prezydenta Miasta Sopotu

z dnia 28 kwietnia 2021 r.

INSTRUKCJA PRZYJMOWANIA WPŁAT BEZGOTÓWKOWYCH NA WYZNACZONYCH STANOWISKACH W URZĘDZIE MIASTA SOPOTU

§	1
1.	Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

1)	wpłacie bezgotówkowej – oznacza to operacje wniesienia opłaty za pomocą karty płatniczej;

2)	klient - oznacza to osobę fizyczną lub prawną lub  jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, załatwiającą sprawę, która jest zobowiązana do wniesienia opłaty;

3)	Jednostce – oznacza Urząd Miasta Sopotu;
4)	pracowniku – oznacza to pracownika Urzędu Miasta Sopotu;

5)	karcie płatniczej – rozumie się przez to każdy instrument płatniczy, akceptowany przez terminal;

6)	agencie rozliczeniowym – rozumie się przez to dostawcę prowadzącego działalność w zakresie świadczenia usługi płatniczej, o której mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych;

7)	First Data – rozumie się przez to First Data Polska S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Al. Jerozolimskie 92, 00-807 Warszawa;

8)	FDP wsparcie – oznacza wsparcie telefoniczne przez 7 dni w tygodniu 24h na dobę pod nr tel. który widnieje na terminalu;

9)	umowie – rozumie się przez to umowę zawartą pomiędzy Gminą Miasta Sopotu a First Data Polska w celu przyjmowania płatności przy użyciu instrumentów płatniczych wraz z załącznikami stanowiącymi integralną część Umowy;

10)	terminalu POS – oznacza to urządzenie dostarczone przez First Data na mocy umowy, które służy przyjmowaniu płatności przy użyciu instrumentów płatniczych;
11)	opłatomacie – rozumie się przez to kasę samoobsługową.

§	2
1.	System płatności bezgotówkowych obejmuje następujące komórki organizacyjne:
1)	Wydział Geodezji;
2)	Referat Komunikacji
3)	Straż Miejska.

2.	Na oznaczonych stanowiskach pracy uruchamia się możliwość wnoszenia opłat stanowiących dochody budżetu miasta Sopotu za pomocą kart płatniczych.

3.	Wpłaty bezgotówkowe, o których mowa w ust. 1 obsługiwane będą przez wyznaczonych pracowników danej komórki organizacyjnej na zasadach wynikających z niniejszej Instrukcji.

4.	Pracownicy, o których mowa w ust. 3 zobowiązani są do podpisania oświadczenia, które stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.
5.	Pracownik obsługujący interesanta po załatwieniu merytorycznych spraw, może zaproponować dokonanie płatności kartą płatniczą przy użyciu terminala płatniczego.

6.	Wykonanie płatności za pomocą karty płatniczej polega na zasileniu odpowiedniego rachunku bankowego Gminy Miasta Sopotu.

§	3

1.	Wpłaty bezgotówkowe mogą być dokonywane przy użyciu kart płatniczych (karty debetowe, kredytowe, obciążeniowe) oraz kart zbliżeniowych lub innych nośników (np. zegarek, telefon) do czytnika:

1)	VISA, VISA ELEKTRON, VPAY, VISA PayWave;

2)	MasterCard, MasterCard Elektronic, Maestro, MasterCard PayPass, Maestro PayPas;

3)	American Expres, Diners C lub International, JCB;
4)	karty prywatne: np. Galia, Optimum, Aura;
5)	POLCARD, MC WORLD, ALM.

2.	Prawo do obsługi terminali płatniczych mają jedynie pracownicy przeszkoleni przez First Data. W przypadku wyznaczenia nowych pracowników do obsługi Terminala POS, Urząd Miasta Sopotu jest zobowiązany wystąpić do First Data o ich przeszkolenie.

3.	Pracownik zanim przeprowadzi transakcję kartą płatniczą, obowiązany jest dokonać każdorazowej weryfikacji karty, która polega na sprawdzeniu:

1)	daty ważności karty;
2)	cech charakterystycznych dla danego systemu kart;
3)	czy karta nie nosi widocznych śladów podrobienia lub przerobienia;

4)	czy karta jest podpisana oraz czy pasek wzoru podpisu nie nosi śladów usunięcia lub przerobienia podpisu, nie jest zatarty lub zamazany, a krawędź paska nie daje się zaczepić paznokciem;

5)	czy karta nie jest uszkodzona, pęknięta, złamana;
6)	czy ogólny widok karty nie budzi wątpliwości.

§4
1.	Jednostka zobowiązana jest odmówić przyjęcia zapłaty kartą płatniczą, w szczególności w przypadku:

1)	otrzymania negatywnej odpowiedzi autoryzacyjnej;
2)	braku możliwości uzyskania autoryzacji transakcji;
3)	niezgodności podpisu złożonego na rachunku obciążeniowym z podpisem na karcie płatniczej
4)	odmowy posiadacza karty okazania dokumentu stwierdzającego tożsamość w sytuacji, gdy zaistniała wątpliwość co do jego tożsamości;
5)	stwierdzenia posługiwania się kartą płatniczą przez osobę nieuprawnioną.

2.	Jednostka nie ma prawa do odmowy przyjęcia zapłaty kartą płatniczą z uwagi na wysokość kwoty transakcji, w tym prawa do wprowadzenia jakichkolwiek limitów ograniczających użycie karty poniżej określonej kwoty.

§5

1.	Rachunki obciążeniowe powinny zawierać podpis posiadacza karty z wyłączeniem sytuacji, gdy przy transakcji był użyty numer PIN.

2.	W przypadku gdy realizowana jest transakcja z użyciem numeru PIN i urządzenie wydrukuje

rachunek z miejscem na podpis posiadacza karty, Jednostka zobowiązana jest wymagać złożenia podpisu przez posiadacza karty.

§6
1.	Przy realizowaniu transakcji kartami płatniczymi należy przestrzegać poniższych zasad:
1)	Jeżeli podczas przeprowadzania transakcji zachowanie klienta wzbudza jakiekolwiek

podejrzenia lub stwarza zagrożenie, należy skontaktować się telefonicznie (Nr telefonu umieszczony jest na terminalu POS) z FDP wsparcie podając hasło „kod 10” oznaczające niebezpieczeństwo i brak możliwości jawnego przekazywania informacji;
2)	Przy  realizowaniu  transakcji  w  terminalu  POS  należy  porównać  numer  karty

wytłoczony lub wydrukowany na karcie, z niezamaskowaną częścią numeru na rachunku z terminala POS lub kasy. Jeśli niezamaskowana część numeru karty z rachunku jest niezgodna z numerem na karcie należy skontaktować się z FDP wsparcie;

3)	W przypadku sytuacji nietypowej, wymagającej kontaktu z FDP wsparcie należy bezwzględnie przestrzegać poleceń FDP wsparcie;

4)	W przypadku wykorzystywania terminala POS z PIN PADem, Jednostka ma obowiązek zapewnienia posiadaczowi (użytkownikowi) karty bezpiecznego, poufnego i łatwego dostępu do PIN PADa;

5)	Kwota transakcji nie może być podzielona na kilka rachunków, co doprowadza do uniknięcia wystąpienia o autoryzację łącznej kwoty transakcji.

§7
1.	Rachunek obciążeniowy jest potwierdzeniem przyjęcia zapłaty kartą płatniczą.

2.	Jednostka zobowiązuje się do przechowywania oryginałów rachunków obciążeniowych i uznaniowych (drukowanych przez terminal POS) przez okres co najmniej 2 lata od daty transakcji oraz ich niezwłocznego dostarczenia na każde żądanie First Data Polska. Postanowienie to obowiązuje również po rozwiązaniu Umowy i jest podyktowane regulacjami reklamacyjnymi banków/wydawców kart.

3.	First Data może poprosić Jednostkę o dostarczenie również kopii innych dokumentów dotyczących poszczególnych transakcji, a niezbędnych do przeprowadzenia procedur wyjaśniających reklamacje posiadaczy kart.

4.	Jednostka na każde żądanie First Data udostępni dokumenty poświadczające wykonanie usługi opłaconej kartą płatniczą, w szczególności potwierdzające dokonanie zlecenia płatniczego, odpowiednio dla danej usługi.

§8

1.	W przypadku przeprowadzenia transakcji bezstykowej, karta nie jest przekazywana Jednostce w celu jej weryfikacji. Jednostka wprowadza kwotę do terminala POS, a posiadacz karty zbliża kartę lub inny nośnik (np. zegarek, telefon) do czytnika.

2.	Dla transakcji kartami bezstykowymi VISA, MasterCard transakcje powyżej określonego limitu akceptowane są na podstawie weryfikacji PIN.

3.	W okolicznościach przewidzianych przez Bank – wystawcę karty, na czytniku może pojawić się polecenie weryfikacji posiadacza karty również przy transakcji poniżej limitu. W takiej sytuacji należy przeprowadzić transakcję w oparciu o weryfikację PIN.

4.	Okaziciel karty otrzymuje rachunek potwierdzający dokonanie transakcji.

5.	W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do wiarygodności posiadacza karty, należy sprawdzić dokument tożsamości lub skontaktować się z FDP wsparcie.

§9
1.	Jednostka  zobowiązana  jest  do  zapewnienia  szczególnej  ochrony  danych  posiadacza
(użytkownika) karty przed dostępem osób trzecich.

2.	Jednostka nie będzie wykorzystywała danych posiadacza karty, numeru karty lub innych informacji umieszczonych na karcie płatniczej (nadrukowane, wytłoczone, zakodowane na pasku) do innych celów niż przeprowadzenie transakcji, na którą posiadacz karty wyraził zgodę.

3.	Jednostka zobowiązuje się wykorzystywać dane posiadaczy kart płatniczych tylko do celów rozliczenia transakcji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

4.	Jednostka zobowiązuje się nie przechowywać po rozliczeniu transakcji jakichkolwiek informacji dotyczących karty i jej posiadacza pozyskanych w trakcie przeprowadzania

transakcji, z wyjątkiem wydruków z urządzeń do akceptacji kart płatniczych i dokumentów potwierdzających poprawność dokonanych transakcji.

5.	Jednostka zobowiązuje się nie ujawniać osobom nieupoważnionym danych pozyskanych w związku z przeprowadzeniem transakcji przy użyciu kart płatniczych.
6.	First Data Polska może przekazywać dane dotyczące Jednostki i dane o transakcjach

dokonanych przy użyciu kart płatniczych Organizacji kart płatniczych określonych w Umowie odpowiednim Organizacjom kart płatniczych, podmiotom z nimi powiązanymi lub działającymi z ich upoważnienia (licencji). Powyższe dane mogą być również przekazywane poza granice Polski.

7.	First Data Polska może wykorzystywać dane dotyczące Jednostki w celu przygotowania raportów i zestawień w ramach grupy First Data na całym świecie, usprawnienia lub podwyższenia jakości oferowanych usług i produktów, a także ujawniać dane dotyczące

Jednostki swoim agentom i podwykonawcom.

8.	Pracownicy wyznaczeni do przyjmowania wpłat bezgotówkowych przekazują raz dziennie do Wydziału Finansowego „Raport wysyłki” z dnia poprzedniego określające tytuły otrzymanych wpłat.

9.	Zestawienia, o których mowa w ust. 9 przekazywane będą przez pracowników odpowiedzialnych za wpłaty bezgotówkowe do Wydziału Finansowego na początku każdego dnia w formie papierowej wraz z „Raportem wysyłki”.
10.	Terminal POS dokonuje zamknięcia dnia automatycznie. Potwierdzeniem prawidłowego zamknięcia dnia na terminalu POS jest wydruk „Raport wysyłki” zawierający saldo przekazane przez terminal płatniczy. Obowiązkiem pracownika obsługującego terminal jest codzienne sprawdzanie, czy saldo na rozliczeniu z danego dnia jest zgodne z sumą dokonanych transakcji z poprzedniego dnia.

11.	W przypadku gdy zamknięcie dnia na terminalu POS nie dokonało się automatycznie pracownik obsługujący transakcje zobowiązany jest następnego dnia do bezzwłocznego dokonania próby ręcznego zamknięcia dnia poprzez uruchomienie odpowiedniej funkcji administracyjnej na terminalu POS. Jeśli próba ta okaże się bezskuteczna, osoba obsługująca transakcję zobowiązana jest do bezzwłocznego zgłoszenia tego faktu w formie telefonicznej do FDP wsparcie.

§10

First Data Polska zobowiązuje się do dochowania należytej staranności przy udzielaniu wyjaśnień i pomocy w sprawach reklamacyjnych związanych z obsługą kart stosując odpowiednie procedury reklamacyjne obowiązujące w Organizacjach kart płatniczych.

§12

1.	Potwierdzenie dokonania transakcji bezgotówkowej drukowane jest z terminala w dwóch egzemplarzach w dniu dokonania transakcji:

1)	oryginał zostaje podpięty do akt sprawy klienta jako potwierdzenie wpłaty;

2)	druga kopia przekazywana jest wpłacającemu.

2.	Okres przechowywania oraz określenie kategorii archiwalnej dowodów księgowych i innych dokumentów należy stosować zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, które nie mogą być krótsze niż okres 60 miesięcy od daty transakcji.

3.	Rozliczenie należności z tytułu zrealizowanych transakcji, na właściwy rachunek bankowy Urzędu Miasta Sopotu następuje w najbliższym możliwym terminie, w oparciu o zapisy dotyczące wzajemnych zobowiązań i przepływów środków pieniężnych, zawarte w umowie na świadczenie usług przyjmowania płatności w terminalu First Data przy użyciu instrumentów płatniczych.

§13

1.	Zwrotu kwoty zapłaconej przy użyciu karty dokonuje Wydział Finansowy po złożeniu pisemnego wniosku przez klienta ubiegającego się o zwrot opłaty.
2.	Zwrot należności następuje po uprzednim zweryfikowaniu zasadności wniosku.
3.	Możliwe jest zaliczenie wpłaty na poczet innego zobowiązania lub zwrot wpłaty na rachunek bankowy klienta.
4.	Zwrot wpłaty należności następuje do 30 dni roboczych na wskazany przez klienta rachunek bankowy.

   §14
1.	Opłatomat to kasa samoobsługowa, czynna w godzinach pracy urzędu, która:
a.	przyjmuje opłaty na podstawie danych wprowadzanych ręcznie przez klienta, do wszystkich wydziałów merytorycznych,
b.	posiada system centralny TMS zintegrowany z bankami.
2.	Za pomocą urządzenia płatność może być dokonana w formie:
a.	gotówkowej  (banknoty, bilon)- przy czym opłatomat wydaje resztę,
b.	bezgotówkowej.
3.	Opłaty dokonywane w Opłatomacie przez klienta, są automatycznie drukowane, a   wydruk  jest dokumentem potwierdzającym wpłatę.
4.	Wpłaty dokonywane są z podziałem na rachunki bankowe, z których generowane są dzienne raporty.
5.	Raporty z dokonanych za pomocą urządzenia wpłat przekazywane są na drugi dzień do Wydziału Finansowego w formie plików do pobrania.
6.	Raporty zawierają zestawienie uiszczonych kwot oraz dane wprowadzone przez klientów, tj.:
a.	imię i nazwisko,
b.	kwota wpłaty,
c.	sygnatura sprawy do której wnoszona jest opłata,
d.	opis wpłaty.
e.	datę wpłaty
7.	Wpłaty dokonane przy pomocy opłatomatu przekazywane są  na rachunki bankowe jednostki następnego dnia roboczego.

Załącznik Nr 1
do Instrukcji przyjmowania wpłat 
bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Miasta Sopotu
Imię i nazwisko                                 ……………………………………………

Stanowisko/komórka organizacyjna ……………………………………………..

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, że:

1)	zapoznałem/am się z treścią Instrukcji przyjmowania wpłat bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Miasta Sopotu;

2)	przyjmuję na siebie odpowiedzialność z tytułu przyjmowania wpłat bezgotówkowych za pomocą terminala płatniczego.

Sopot, dnia ……………..………

……..……………….……………………

Podpis pracownika